Kommunen er etter § 5-1 i arkivforskrifta forplikta til å ta vare på sine arkiv og halde dei tilgjengeleg for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld for både papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivforskrifta § 5-1 er dette fastsett:

"Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.

Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ.

Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebere at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her.

Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning."

Kommunen sine arkivmagasin og rutinar ikring desse stettar pr. dato ikkje krava i arkivforskrifta. Alternativ 1:

Kommunen vil løysa dette ved å ta del i eit felles arkivdepot i regi av Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane. Eldre arkiv skal normalt avleverast til arkivdepot etter 25 år. Kommunen har eigedomsretten til det avleverte materialet. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ansvarleg for ordning, katalogisering, vedlikehald og ekspedisjonar frå dei avleverte arkiva.

Arkiv som blir avslutta i samband med nedlegging av administrative einingar skal avleverast etter avtale. Riksarkivaren sin Normalinstruks gjev gjeldande retningsliner for avlevering.

Depotordninga er regulert av ein særskilt avtale mellom kommunen og Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane.

Alternativ 2:
Kommunen vil løysa dette ved å etablera eit arkivdepot for eldre og avslutta arkiv. Arkivdepotet vert oppretta som ei eiga eining underlagt administrasjonssjefen. Alle kommunale einingar skal avlevere til arkivdepotet. Arkivdepotet vert leia av depotansvarleg, som arbeider i samsvar med fastsette fullmakter.

Personregister med sensitivt innhald skal likevel avleverast til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane 10 år etter at dei har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal vere kassasjonshandsama og listeført, slik at det går fram kva personar materialet omfattar. Nærare reglar for avlevering av personregister finst i instruks for avlevering av personregister