Den elektroniske arkivplanen skal oppdaterast og ajourhaldast fortløpande.  Einingsleiar/kommunedirektør melder i frå til arkivleiar ved endringar og behov for oppdateringar.

Arkivleiar melder i frå til kommunedirektøren, når endringane er så omfattande at arkivplanen bør periodiserast og det bør gjerast nytt vedtak. 

Arkivleiar skal ha melding om alle endringar i kommunen med mulige fylgjer for arkivet i god tid før dei blir satt i verk, og arkivleiar har rett til å uttale seg om de fylgjene dei kan få for arkivet. Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplan. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal arkivleiar kontaktast på e-post oddbjorg.kveane@ardal.kommune.no  

Oppdatering av arkivplanen skal blant anna skje når

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar
• ein kommunal eining opprettar et nytt arkiv eller arkivdel
• det vert teken i bruk ny arkivnøkkel
• ein kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir lagt ned eller oppretta styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
• arkivleiar avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen