| I desember 2016 tok Årdal kommune i bruk elektronisk sending i sitt sak-/ arkivsystem Acos WebSak.
|
| Ekspedering av utgåande sendingar, SvarUT
|
| Kvar enkelt sakshandsamar ekspederer sine dokumenter med elektronisk sending ved å opprette utgåande dokument, legge inn mottakar og eventuelle vedlegg og klikke på knappen "ekspeder".
|
| Avsendar/mottakar
|
| For at dokument skal kunne sendes til mottakar sin elektroniske postkasse må mottakarens fødsel- eller organisasjonsnummer vere påført. Sakshandsamarane skal difor hente alle eksterne mottakar og avsendar frå Folkeregisteret og/eller Brønnøysundregisteret i Acos WebSak.
|
| Feilande sendingar
|
| Om det skulle oppstå eit problem med den elektroniske sendinga når sakshandsamar sender denne frå Acos WebSak og videre til KS sin SvarUT løysing vil tilsette på sentralarkivet sjå i Acos WebSak sin korg for SVARUT-feilet, at sendinga er mislukka. Tilsette ved sentralarkivet har difor ansvar for å sjekke feila sendingar dagleg for å unngå at nokre utgåande sendinger ikkje vert sendt frå systemet.
|
| Mottak av inngåande sending, SvarInn
|
| Andre organisasjonar og offentlege instansar som nyttar SvarUT sender elektroniske sendingar direkte inn i Årdal kommune sitt sak-/ arkivsystem Acos WebSak. Sendinga går via KS sin SvarInn løysning og legg i Altinn. Det som vert sendt til Årdal kommune som legger seg i Altinn må lastast ned av dei med tilgang til Altinn. Tilsette ved sentralarkivet har tilgang til å laste ned det meste av dokumenter i Altinn, og overføre kvar enkelt sending til rett sak med rett sakshandsamar. Enkelt dokument må overførast av leiar for si eining.
|
| Overføring til rett sak i Acos WebSak
|
| Tilsette ved sentralarkivet har ansvar for at alle sendingar vert overført til rett sak i Acos WebSak. Dette gjelder både sendingar til postmottak og uregistrerte dokument. Arkivmedarbeidar må vurdere om sendinga skal graderast. Sakshandsamar har ansvar for å sjekke at dokument er registrert på rett sak, og har rett gradering.
|
