Inngåande post:
Registrere og skanne all inngåande sakspost, også arkivverdig e-post
Sortere ut post som ikkje skal journalførast og sende rekningar, reklame, kurs mm til rett avdeling.

Utgåande post:
Kontrollere at dokumentet er knytt til rett saksnummer
Legge kopi av breva i dei arkiva som ikkje er fullelektronisk
Journalføre brev/saker i sak/arkiv.

Under oppbevaring:
Sjå til at saker som er ferdig handsama vert avslutta i sak/arkiv og at elektronisk og fysisk arkiv stemmer overeins.
Føre kontroll med utlån/tilbakelevering av mapper.
Kontinuerleg kvalitetssikring av arkiva og dokumenthandsaminga, regelmessig oppfølging av sakshandsamarane.
Skal kunne gje opplysningar om kommunen sine arkiv og innhaldet i dei.
Overføring frå dagleg til mellom- og fjernarkiv kvar 4. år. (Kommunestyreperioden).
Sjå til at dokumentasjon av arkivrutinar og arkivsystem blir teke vare på for ettertida.
Årleg rullering av arkivplanen.
Konvertering til arkivformat
Konfigurera av sak/arkivsystem er sett opp slik at alle saksdokument blir automatisk konvertert til gjeldande arkivformat.
Alle journalpostar med status J blir konvertert kontinuerleg til arkivformat.
Arkivleiar skal dagleg kontrollere om konverteringa har vore vellukka og straks melde frå til IT-avdeling viss ikkje.
Dette gjer ein ved å søkje på journalpostar med status J for alle dokumenttype som er eldre enn en dag og kontrollere
ikonet framfor dokumentet
Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutinar stoppast.
Makulering av innskanna papirdokument
Arkivleiar skal sikre at konvertering frå produksjonsformat til arkivformat har vore vellukka før makulering. Papirversjon av dokument blir bevart i min. 3 mnd. før makulering. Inntil den tid blir dei oppbevart pr. dato i arkivskap.
Arkivleiar har det overordna ansvaret for makulering.